2. OBJECTIF DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Notre politique a pour objectif de protéger la vie privée et les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou communiquons dans le cadre de nos activités.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
En vertu de la Loi, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Certaines obligations contenues dans la Loi ne s’appliquent pas aux renseignements personnels ayant un caractère public. À titre d’exemple, le nom d’un médecin et son adresse professionnelle sont des informations de nature publique.

Renseignements personnels recueillis

Membre

• à leur profil et milieux de pratique;
• aux données nécessaires au traitement de paiements, comme le numéro de carte de crédit et le code de sécurité qui s’y rattache;
• lorsque requis à des fins de rémunération, le numéro d’assurance sociale (pour la participation à des comités par exemple).

Employés

Les renseignements personnels qui concernent nos travailleurs comprennentseulement l’information nécessaire à la gestion de leur fonction dans l’association, dont notamment

• Leur nom, adresse personnelle, numéro de téléphone, adresse courriel;
• Leur date de naissance, numéro d’assurance sociale;
• Leurs coordonnées bancaires.

Cela concerne également les candidats qui postulent et les anciens employés.

Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Principalement :

• Pour conseiller et assister nos membres dans l’application des ententes;
• Pour conseiller et assister nos membres dans leur pratique professionnelle auprès de différents établissements, instances ou organisations;
• Pour que nos membres puissent participer à la vie syndicale incluant la capacité de pouvoir voter lorsque requis;
• Pour bénéficier des produits de formation professionnelle que nous leur offrons;
• Pour que nos membres puissent bénéficier des services que nous leur offrons et pour que nous puissions les améliorer;
• Pour mesurer l’utilisation de nos différents services et de nos différentes plateformes d’information et de communication;
• Pour la mise sur pied et le fonctionnement de différents comités;
• Pour la mise à jour de nos bases de renseignements;
• Pour transmettre des informations, des sondages et des invitations à nos membres;
• Pour mobiliser nos membres face aux enjeux syndicaux et professionnels qui les concernent;
• Pour rémunérer nos employés et gérer leurs dossiers personnels.

Provenance des renseignements

Les renseignements personnels que nous recueillons proviennent de différentes sources :

Des membres eux-mêmes

• De l’achat de produits de formation;
• Des inscriptions ou de la participation à nos différentes activités;
• De l’utilisation de nos services et plateformes;
• De communications écrites ou téléphoniques;

De nos employés

• Lors de leur embauche;

Collecte, utilisation et communication

À moins d’avoir obtenu préalablement votre consentement, l’association n’utilisera en aucun cas vos renseignements personnels à une autre fin que celle prévue. Elle ne les communiquera pas non plus sans votre consentement à moins qu’elle y soit autorisée ou tenue de le faire en vertu d’une loi.

Différentes personnes peuvent avoir accès à vos renseignements personnels :

• Les membres de l’exécutif de l’association qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. L’accès aux renseignements personnels est donc limité aux personnes habilitées et concernées par la gestion de ces renseignements.
• Des fournisseurs de services tels que des consultants, des services de paie, d’assurance collective ou de formation.
• Des instances gouvernementales selon les dispositions législatives le prévoyant.

Stockage et durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels papiers dans un lieu sûr mais la majorité dans nos serveurs informatiques.

Sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente, nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. La durée peut donc varier selon la nature du renseignement.

Destruction

Lorsque les fins auxquelles un renseignement personnel a été recueilli ont été atteintes, l’association le détruit de manière confidentielle et sécuritaire en conformité avec les bonnes pratiques.

Mesures de sécurité

Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures de sécurité propres à assurer leur protection, qui varient selon la nature du renseignement et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

Ces mesures relèvent notamment du milieu physique, de la technologie et de l’organisation interne et comprennent, sans s’y limiter, la restriction d’accès aux bureaux physiques, le déchiquetage de documents, la protection par mot de passe, le chiffrement des bases de données, l’installation de pares-feux, la restriction de l’accès aux renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin dans l’accomplissement de leurs fonctions et la formation des employés sur la protection des renseignements personnels et la cybersécurité.

Nos employés/travailleurs sont sensibilisés à l’importance de la protection des renseignements personnels et signent d’ailleurs un engagement personnel de confidentialité.

Vos droits en lien avec le traitement de vos renseignements personnels

La loi vous confère différents droits relativement à vos renseignements personnels. Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

• Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels. Dans la mesure de nos moyens, nous fournirons un accès aux renseignements en temps opportun. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier l’identité du demandeur.
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
• Retrait du consentement: le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables. Il est possible que la FMOQ ne puisse plus vous fournir certains services si vous retirez votre consentement.
• Plainte: le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique et la procédure de traitement des plaintes.
  Si vous n’êtes pas satisfaits de la façon dont nous avons traité vos renseignements personnels ou si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec. Pour porter plainte auprès de cette dernière, veuillez utiliser le formulaire approprié et disponible sur le site Internet de la Commission d’accès à l’information du Québec.
• Portabilité: Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Dans le cas où les lois qui encadrent la protection des renseignements personnels feraient l’objet de modifications ou encore lorsque nos processus d’affaires changeront, nous nous assurerons de la conformité de nos politiques. Le cas échéant, nous y apporterons les ajustements qui s’imposeront alors.